Définition BTP

Qu'est-ce qu'une nomenclature documentaire de chantier ?

Définition

Une nomenclature documentaire est une règle commune utilisée pour identifier les documents d'une affaire. Elle peut encoder dans le nom ou dans les métadonnées le projet, l'émetteur, le lot, la zone, le niveau, le type de document, le numéro et l'indice. Son objectif n'est pas de fabriquer des noms interminables. Elle doit permettre de reconnaître un document sans l'ouvrir, de rapprocher ses différentes versions et d'éviter que plusieurs fichiers distincts portent le même nom.

Il n'existe pas une nomenclature unique pour tous les chantiers

Certaines entreprises possèdent leur propre convention. Des maîtres d'ouvrage imposent une codification dans la charte documentaire ou la convention BIM. D'autres projets démarrent avec quelques règles simples définies par la maîtrise d'œuvre.

La bonne nomenclature est celle que les acteurs comprennent et peuvent appliquer. Une codification parfaite sur le papier mais impossible à utiliser dans un email finit généralement contournée.

Les informations vraiment utiles

Selon le chantier, une identité documentaire peut comporter :

le code de l'affaire ;
l'émetteur ;
le lot ou la discipline ;
la zone, le bâtiment ou le niveau ;
le type de document ;
un numéro unique ;
l'indice ou la révision ;
éventuellement le statut, à condition de ne pas le confondre avec l'identité permanente du document.

Le point essentiel est de distinguer ce qui ne change pas — l'identité du plan — de ce qui évolue, comme son indice ou son statut de visa.

Exemple

« Plan niveau 2 final V3 corrigé DEFINITIF.pdf » raconte une histoire, mais ne permet pas de gérer sérieusement un chantier.

Une nomenclature structurée peut produire une identité du type « REG-GOE-N02-COF-014 », complétée par l'indice C. La forme exacte importe moins que la stabilité des champs et la définition partagée de chaque code.

Les erreurs fréquentes

intégrer « final » dans le nom alors que le document continuera d'évoluer ;
changer le numéro du document à chaque indice ;
utiliser des codes que personne ne connaît ;
confondre indice, date et statut de visa ;
renommer le PDF sans vérifier le DWG correspondant ;
imposer une nomenclature sans fournir de table de correspondance ni d'exemples.

Ce que fait Régis

La place exacte du produit dans ce processus

Régis peut être configuré selon les règles de l'affaire. À la réception d'un PDF natif, l'analyse du cartouche permet d'identifier les informations documentaires et de produire un nom cohérent. Le document reste relié à son auteur, à sa version d'origine et aux actions réalisées ensuite. L'objectif n'est pas de punir l'entreprise parce qu'elle a oublié un tiret. L'objectif est que le document soit correctement identifié et retrouvable sans lui demander une seconde saisie.

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Questions Fréquentes

Faut-il mettre l'indice dans le nom du fichier ?

C'est fréquent et utile lors des échanges hors plateforme. Dans une GED, l'indice doit surtout être géré comme une information structurée permettant de relier toutes les versions du même document.

Le statut BPE doit-il être intégré au nom ?

Pas nécessairement. Le statut peut changer sans que l'identité du document change. Le gérer séparément évite de multiplier des copies portant des noms différents.

Régis impose-t-il sa propre nomenclature ?

Non. La règle doit correspondre à l'organisation de l'affaire. Régis sert à l'appliquer et à identifier les documents reçus, pas à imposer arbitrairement une convention unique à tous les projets.

Relu par un professionnel du chantier

Contenu rédigé et relu par Fabien Rigault, avec une expérience en contrôle technique et en gestion de projets de construction.

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Mis à jour le 27 août 2026

Sources et textes de référence

Définitions BTP Associées

GED (Gestion Électronique de Documents)

Une GED BTP est un système de gestion électronique des documents adapté au fonctionnement d'un chantier. Elle sert à recevoir, identifier, classer, versionner, partager et retrouver les plans, notes de calcul, fiches techniques, rapports, visas et pièces administratives d'une opération. Une GED ne sert donc pas seulement à stocker des fichiers. Son vrai rôle est de permettre à chacun de retrouver le bon document, dans le bon indice, avec le bon statut et dans la limite de ses droits.

EXE (Plans d'Exécution)

Un plan EXE est un plan d'exécution. Il décrit l'ouvrage avec le niveau de détail nécessaire à sa réalisation sur le chantier : dimensions, implantations, matériaux, réservations, assemblages, équipements ou autres informations utiles selon le lot concerné. Les études d'exécution sont fondées sur le projet approuvé par le maître d'ouvrage. Dans le cadre réglementaire des marchés publics, elles servent notamment à établir les plans et spécifications nécessaires au chantier, en cohérence avec les études de synthèse.

DOE (Dossier d'Ouvrage Exécuté)

Le DOE, ou dossier des ouvrages exécutés, rassemble les documents qui décrivent ce qui a réellement été construit et les informations nécessaires pour utiliser, entretenir et maintenir l'ouvrage. Il ne s'agit pas d'une simple archive de tous les fichiers produits pendant le chantier. Un DOE exploitable doit contenir les bons documents, dans leur version finale, correctement identifiés et organisés selon les exigences du marché.

CDE (Common Data Environment)

CDE signifie Common Data Environment, généralement traduit par environnement commun de données. Dans la logique de l'ISO 19650, ce n'est pas seulement un logiciel ou un dossier partagé : c'est un cadre organisé permettant la production collaborative des informations d'un projet ou d'un ouvrage. Le CDE associe donc des règles, des responsabilités et des outils. Il définit comment les informations sont nommées, déposées, contrôlées, partagées, publiées et archivées pendant leur cycle de vie.