Qu'est-ce qu'une nomenclature documentaire de chantier ?
Définition
Une nomenclature documentaire est une règle commune utilisée pour identifier les documents d'une affaire. Elle peut encoder dans le nom ou dans les métadonnées le projet, l'émetteur, le lot, la zone, le niveau, le type de document, le numéro et l'indice. Son objectif n'est pas de fabriquer des noms interminables. Elle doit permettre de reconnaître un document sans l'ouvrir, de rapprocher ses différentes versions et d'éviter que plusieurs fichiers distincts portent le même nom.
Il n'existe pas une nomenclature unique pour tous les chantiers
Certaines entreprises possèdent leur propre convention. Des maîtres d'ouvrage imposent une codification dans la charte documentaire ou la convention BIM. D'autres projets démarrent avec quelques règles simples définies par la maîtrise d'œuvre.
La bonne nomenclature est celle que les acteurs comprennent et peuvent appliquer. Une codification parfaite sur le papier mais impossible à utiliser dans un email finit généralement contournée.
Les informations vraiment utiles
Selon le chantier, une identité documentaire peut comporter :
- le code de l'affaire ;
- l'émetteur ;
- le lot ou la discipline ;
- la zone, le bâtiment ou le niveau ;
- le type de document ;
- un numéro unique ;
- l'indice ou la révision ;
- éventuellement le statut, à condition de ne pas le confondre avec l'identité permanente du document.
Le point essentiel est de distinguer ce qui ne change pas — l'identité du plan — de ce qui évolue, comme son indice ou son statut de visa.
Exemple
« Plan niveau 2 final V3 corrigé DEFINITIF.pdf » raconte une histoire, mais ne permet pas de gérer sérieusement un chantier.
Une nomenclature structurée peut produire une identité du type « REG-GOE-N02-COF-014 », complétée par l'indice C. La forme exacte importe moins que la stabilité des champs et la définition partagée de chaque code.
Les erreurs fréquentes
- intégrer « final » dans le nom alors que le document continuera d'évoluer ;
- changer le numéro du document à chaque indice ;
- utiliser des codes que personne ne connaît ;
- confondre indice, date et statut de visa ;
- renommer le PDF sans vérifier le DWG correspondant ;
- imposer une nomenclature sans fournir de table de correspondance ni d'exemples.
Ce que fait Régis
La place exacte du produit dans ce processus
Régis peut être configuré selon les règles de l'affaire. À la réception d'un PDF natif, l'analyse du cartouche permet d'identifier les informations documentaires et de produire un nom cohérent. Le document reste relié à son auteur, à sa version d'origine et aux actions réalisées ensuite. L'objectif n'est pas de punir l'entreprise parce qu'elle a oublié un tiret. L'objectif est que le document soit correctement identifié et retrouvable sans lui demander une seconde saisie.
Questions Fréquentes
Faut-il mettre l'indice dans le nom du fichier ?
C'est fréquent et utile lors des échanges hors plateforme. Dans une GED, l'indice doit surtout être géré comme une information structurée permettant de relier toutes les versions du même document.
Le statut BPE doit-il être intégré au nom ?
Pas nécessairement. Le statut peut changer sans que l'identité du document change. Le gérer séparément évite de multiplier des copies portant des noms différents.
Régis impose-t-il sa propre nomenclature ?
Non. La règle doit correspondre à l'organisation de l'affaire. Régis sert à l'appliquer et à identifier les documents reçus, pas à imposer arbitrairement une convention unique à tous les projets.
Sources
- Légifrance — CCAG des marchés publics de travaux, article 29
- Guide Régis — Nommage des documents de chantier
Mis à jour le 27 août 2026
Près de 20 ans de terrain en conduite de travaux et direction d'agence de contrôle technique (Qualiconsult, Alpes Contrôles). Master Génie Civil (Cergy-Pontoise). Créateur de Régis pour mettre fin au chaos documentaire des chantiers.
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