Manquant
Le livrable est attendu, mais aucun document correspondant n’a encore été intégré dans Régis.
Livrables attendus, reçus, manquants et en retard
Savoir ce qui manque avant que le chantier le découvre.
La matrice documentaire compare la liste des livrables attendus aux documents réellement intégrés dans Régis. Elle ne dit pas seulement ce qui est rangé. Elle montre ce qui n’est toujours pas arrivé.
Prévu contre réellement reçu
Une arborescence dit ce que vous avez. Une matrice dit aussi ce qui manque.
Un dossier vide n’explique pas toujours si un document était attendu, qui devait l’émettre ni pour quelle date. Et une liste Excel tenue à côté de la GED finit vite par raconter une autre histoire que les fichiers réellement reçus.
Régis relie les deux. Le livrable existe dans la matrice avant sa réception. Dès que le document correspondant est intégré, sa ligne se met à jour.
Point de départ : le besoin du chantier
La liste des livrables vient de l’affaire. Pas d’une supposition du logiciel.
Les livrables attendus sont importés depuis Excel, par lot et par entreprise. Régis utilise cette liste comme référence de suivi. Il n’invente pas les obligations contractuelles et ne décide pas à la place de l’équipe de maîtrise d’œuvre.
Import Excel
La liste peut reprendre la nomenclature et l’organisation déjà définies pour le chantier.
PhaseType de documentLotEntrepriseZoneNuméroÉchéanceCriticité
Des statuts qui veulent dire quelque chose
Reçu, manquant, en retard. Sans ressaisie parallèle.
Reçu
Le document attendu a été identifié et rattaché à la bonne ligne de la matrice.
En retard
Le document est toujours manquant alors que son échéance configurable est dépassée.
Critique
Un marqueur d’attention permet d’isoler les livrables qui peuvent bloquer le chantier ou une validation.
Retrouver le blocage
104 lignes n’ont pas besoin d’être relues une par une.
La recherche et les filtres permettent d’isoler une phase, un type de document, un émetteur, un lot, une zone, les documents critiques ou ceux dont l’échéance est dépassée.
Recherche directe
Retrouver un livrable par son nom ou sa référence.
Filtres cumulables
Afficher uniquement la partie du chantier qui vous concerne.
Visibilité selon les droits
Chaque utilisateur accède aux informations qui lui sont autorisées.
Pas de contrôle technique automatique
Régis suit l’administratif. Les ingénieurs gardent l’analyse technique.
Deux lectures, une seule réalité
La liste pour agir. La synthèse pour piloter.
Vue liste
Chaque livrable, son émetteur, ses segments, son statut, son échéance et les actions disponibles.
Vue matrice
Une synthèse par phase et par type de document pour voir la complétude et les volumes encore attendus.
Disponible aujourd’hui
Le suivi reste dans la plateforme.
La matrice se consulte dans Régis, en liste détaillée ou en tableau récapitulatif. La visibilité suit les droits de l’utilisateur et le périmètre qui lui est attribué.
Pas encore disponible
L’export attend un vrai besoin.
Il n’y a pas d’export aujourd’hui. Si le besoin se confirme, les formats CSV, Excel et PDF pourront être proposés. Ils respecteront les mêmes droits d’accès que la consultation dans Régis.
Questions fréquentes
Ce que fait — et ne fait pas — la matrice documentaire.
Comment créer la matrice documentaire d’un chantier ?
La liste des livrables attendus est importée depuis un fichier Excel, par lot et par entreprise. Régis crée ensuite les lignes de suivi avec les informations disponibles : phase, type, lot, zone, émetteur, numéro, échéance et criticité.
Quand un document passe-t-il au statut reçu ?
Lorsqu’un document intégré dans Régis correspond à un livrable attendu, la ligne associée est automatiquement mise à jour. La matrice relie ainsi la liste prévue aux documents réellement reçus.
Quelle différence entre un document manquant et un document en retard ?
Un document est manquant tant qu’il n’a pas été reçu. Il devient également en retard lorsque son échéance est dépassée et qu’il est toujours manquant.
Peut-on isoler les documents critiques ?
Oui. Les livrables peuvent être marqués comme critiques puis filtrés, comme les documents en retard, les lots, les phases, les types, les zones ou les émetteurs.
La matrice est-elle envoyée par email ?
Non. La matrice se consulte dans la plateforme Régis, sous forme de liste détaillée ou de tableau de synthèse. Chaque utilisateur ne voit que les informations autorisées par ses droits.
Peut-on exporter la matrice ?
L’export n’est pas disponible aujourd’hui. Lorsqu’il sera nécessaire, des formats CSV, Excel et PDF pourront être proposés dans le respect des droits de l’utilisateur.
Régis vérifie-t-il la conformité technique des livrables ?
Non. Régis suit la présence, le classement, la version et le statut des documents. Il n’invente pas la liste contractuelle et ne remplace pas l’analyse technique des professionnels du chantier.
Un document manquant ne devrait pas être découvert au moment où le chantier en a besoin.
Voyons la matrice sur un exemple concret et le suivi qu’elle peut remplacer sur votre prochaine affaire.
Voir la matrice documentaire en démonstration