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L’entreprise diffuse comme elle le fait déjà
Elle envoie ses documents par email et met Régis en copie de la diffusion. Elle peut aussi se connecter à la plateforme avec son compte.
Visas de plans et documents d’exécution
Valider des plans sans obliger le chantier à changer d’outil.
L’entreprise continue de diffuser ses documents. Régis connaît le circuit de visa de chaque lot et laisse chacun agir depuis un lien email ou depuis la plateforme.
Le flux réel
Le circuit de visa est programmé dans le lot. Pas dans la tête de quelqu’un.
Une fois les personnes attendues définies pour un lot, Régis programme les demandes de visa au bon moment. L’entreprise transmet. Les personnes concernées visent. L’affaire reste suivie dans le même environnement.
02
Le circuit est défini dans le lot
Pour chaque lot, Régis connaît les personnes qui doivent viser les documents. Par exemple : MOE structure, architecte et AMO pour le gros œuvre.
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Le visa se fait par email ou plateforme
Le lien reçu par email ouvre le document et l’action de visa. Il est possible d’annoter le PDF, de relier une annotation à une observation et d’ajouter un tampon. Le visa reste également accessible depuis la plateforme.
L’email ou la plateforme
Chacun utilise le mode de travail qui lui convient.
Le lien par email évite une connexion inutile pour les personnes qui préfèrent travailler ainsi. La plateforme reste disponible avec un compte pour consulter les documents et réaliser les visas de façon classique.
L’idée n’est pas de supprimer la plateforme. Elle est indispensable pour piloter une affaire. L’idée est de ne pas la rendre obligatoire pour chaque diffusion de document.
Entreprise
Diffuse ses documents par email ou utilise la plateforme. Elle ne doit pas modifier toute son organisation pour participer au circuit.
Maîtrise d’œuvre / architecte / AMO
Reçoit les demandes prévues pour son lot et réalise ses visas depuis le lien email ou depuis son compte.
Administrateur de l’affaire
Configure les lots, les personnes attendues au visa et les droits, puis garde une vision complète du suivi documentaire.
Comprendre avant d’équiper
Pourquoi un visa peut être donné dans les délais et rester introuvable pour le chantier.
L’article détaille les ruptures entre la diffusion, le stockage, l’indice examiné et la décision : le problème que le circuit de visa doit réellement résoudre.
Lire pourquoi les visas se perdentChaque action reste rattachée à l’affaire
Le visa ne disparaît pas dans une boîte mail.
Une fois posé, le visa est visible dans la plateforme. Le PDF visé réunit le document d’origine, le calque d’annotations et le tampon éventuel. Chaque action est associée à un utilisateur et à son adresse email. Cette trace ne peut pas être modifiée, y compris par un super-administrateur.
- Document, lot et personnes concernées réunis au même endroit
- Indices et versions suivis dans l’affaire
- Visas visibles depuis la plateforme
- Historique d’actions associé à chaque utilisateur
- Droits configurés selon le rôle sur le chantier
- Comprendre ce qui se passe lorsqu’un nouvel indice remplace l’ancien.
Des synthèses utiles, pas du bruit
Les emails automatiques unitaires finissent par ne plus être lus.
Les synthèses et alertes personnalisables sont prévues pour septembre. Elles pourront être quotidiennes ou hebdomadaires, avec un contenu adapté à la fréquence et aux lots de la personne concernée.
Par défaut, une personne sera informée des changements d’état sur ses lots. L’objectif : donner l’information utile, au bon moment, sans recréer une nouvelle source de bruit.
Voir le circuit sur votre affaire
Une démonstration vaut mieux qu’un long mode d’emploi.
Prenons un lot réel, regardons qui doit viser quoi et comment vos documents circulent aujourd’hui.