Qu'est-ce qu'un système d'archivage électronique ?
Définition
Un système d'archivage électronique organise le versement, la conservation, la consultation et le sort final de documents numériques pendant une durée définie. Il s'appuie sur une politique d'archivage, des règles de gestion, des métadonnées, des contrôles d'intégrité, des journaux et des procédures d'administration. Un SAE ne se résume pas à sauvegarder des fichiers dans le cloud. Il doit permettre de démontrer ce qui a été versé, par qui, à quelle date, selon quelle règle, et comment l'intégrité et la lisibilité ont été maintenues.
Quelle différence entre GED, sauvegarde et SAE ?
La GED sert au travail courant : recevoir, classer, versionner, partager et faire valider des documents. La sauvegarde permet de restaurer des données après une panne ou un incident. Le SAE organise leur conservation à moyen ou long terme selon des règles d'archivage.
Ces fonctions peuvent se compléter, mais elles ne sont pas interchangeables. Des sauvegardes redondantes ne transforment pas une GED en SAE, et un SAE n'est pas conçu pour remplacer tous les échanges quotidiens d'un projet.
L'écrit électronique et la preuve
L'article 1366 du Code civil reconnaît à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier lorsque son auteur peut être identifié et qu'il est établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité.
Cela ne donne pas automatiquement une « valeur probante » à tout fichier déposé sur une plateforme. L'origine, le procédé de conservation, l'intégrité, les journaux et le contexte de l'acte peuvent être examinés en cas de contestation.
Normes, certification et durées de conservation
La norme française NF Z42-013 et la norme internationale ISO 14641 constituent des références pour l'archivage électronique. Respecter certains principes de traçabilité ne permet pas, à lui seul, d'affirmer qu'un service est conforme ou certifié.
Les durées de conservation ne sont pas toutes fixées à dix ans. Elles dépendent du document, du contrat, de la finalité, des délais de prescription et, lorsque des données personnelles sont concernées, du principe de limitation de la conservation.
Ce que fait Régis
La place exacte du produit dans ce processus
Régis est une GED de chantier, pas un SAE certifié à ce jour. Il conserve les versions et trace les actions dans l'application. Les utilisateurs ne peuvent pas modifier l'historique, mais un super-administrateur Supabase conserve techniquement la capacité d'exporter ou supprimer les données et les fichiers. Ces traces peuvent contribuer à reconstituer les échanges et à produire des éléments de preuve. Régis ne revendique toutefois ni certification NF Z42-013 ou ISO 14641, ni archivage à valeur probante garanti. Une politique d'archivage dédiée doit être prévue lorsque le client a cette exigence.
Questions Fréquentes
Une GED est-elle automatiquement un SAE ?
Non. Une GED organise les documents actifs. Un SAE répond à des règles spécifiques de versement et de conservation dans le temps.
Une sauvegarde garantit-elle la valeur probante ?
Non. Elle protège contre la perte de données, mais ne démontre pas à elle seule l'identité de l'auteur, l'intégrité du document et les conditions de conservation.
Régis est-il certifié NF Z42-013 ou ISO 14641 ?
Non, pas à ce jour. Le site ne doit donc pas présenter Régis comme un SAE certifié ou comme garantissant automatiquement la valeur probante.
Près de 20 ans de terrain en conduite de travaux et direction d'agence de contrôle technique (Qualiconsult, Alpes Contrôles). Master Génie Civil (Cergy-Pontoise). Créateur de Régis pour mettre fin au chaos documentaire des chantiers.
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